隨著全球化進(jìn)程的不斷深化，各大企業(yè)全球擴(kuò)張，地方企業(yè)全國(guó)分布。電子郵件以其實(shí)時(shí)、可靠、快捷、方便存檔等特性越來(lái)越成為企業(yè)中流行的溝通方式。電子郵件也因此承載了企業(yè)中的人際關(guān)系、職場(chǎng)政治、商業(yè)謀略。
電子郵件是如何以其獨(dú)特的溝通特點(diǎn)成為現(xiàn)代組織中的主要通訊手段，又是如何在層級(jí)組織中反映了人與組織的關(guān)系，組織中的個(gè)體又該如何看待電子郵件帶來(lái)的新挑戰(zhàn)并適應(yīng)之？北大國(guó)際M BA2010屆在職班的諸位同學(xué)對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行了圓桌探討和辨析。
電子郵件，亦是展現(xiàn)公司政治和組織生態(tài)的大舞臺(tái)。透過(guò)這一公司組織生活的重要行為，從組織行為學(xué)的視角，剖析郵件文化所蘊(yùn)涵的企業(yè)組織生態(tài)。
大踢皮球 互相推諉
電子郵件成為推脫工作和責(zé)任的工具似乎就是所謂“郵件文化”的精髓。
推脫責(zé)任的郵件大戰(zhàn)有害無(wú)益，浪費(fèi)資源，最佳辦法莫如大Boss直接出面，指明工作負(fù)責(zé)人，平息事態(tài)。如果遇到那種凡事喜歡以“我們”為主語(yǔ)以示團(tuán)隊(duì)精神的領(lǐng)導(dǎo)，那事情大抵就落個(gè)不了了之的下場(chǎng)。
現(xiàn)在組織以分工明確、權(quán)責(zé)分明為目標(biāo)，以最大程度避免踢皮球現(xiàn)象的產(chǎn)生。事實(shí)上，分工越明確，發(fā)生突發(fā)狀況時(shí)的冗余度和靈活性也就相應(yīng)降低。此時(shí)，最常見(jiàn)的就是郵件中賣弄各種斗爭(zhēng)技巧，過(guò)分之時(shí)，來(lái)回轉(zhuǎn)的郵件串足以搞成冰糖葫蘆。
但是，如果深諳此中三昧，反其道而行之亦有成效，比如這個(gè)“反客為主”的實(shí)戰(zhàn)案例：某經(jīng)理被分配一個(gè)跨團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目，他手中沒(méi)有直接資源，無(wú)錢無(wú)權(quán)，無(wú)人搭理，召集會(huì)議無(wú)人有空。該經(jīng)理于是以郵件為主要工作手段，積極制定工作進(jìn)度表，用群郵件形式發(fā)送每一次任務(wù)，同時(shí)用群郵件形式檢查任務(wù)的完成情況。當(dāng)然每一封都C C (轉(zhuǎn)發(fā))相關(guān)人士的直屬上司，而一旦某人單獨(dú)回復(fù)郵件推脫工作，他必定以群郵件的形式回復(fù)，這樣就把所有人的工作態(tài)度暴露在聚光燈下，使得對(duì)方無(wú)可拒絕，只能接受。
此外，郵件文化盛行于外企，國(guó)際化背景更增加了電子郵件的復(fù)雜性。一群來(lái)自五湖四海的人們，為了五斗米，不得不操著各種水平的英文試圖溝通。有些企業(yè)欣賞短小的郵件，有些企業(yè)卻養(yǎng)成了長(zhǎng)篇大論的習(xí)慣。把溝通的技巧夸大，而忘記了溝通的目的，過(guò)于看重技術(shù)手段，總屬于下策。
立此存照 秋后算賬
郵件文化中最為聲名狼藉的正是這一點(diǎn)：無(wú)論多么小的事，無(wú)論是當(dāng)面說(shuō)還是電話說(shuō)，總之必定要郵件確認(rèn)給你，意思就是“立存此照，秋后算賬”。這種行為有兩種目的：一是攻擊，二是防御。
攻擊的方式很簡(jiǎn)單，假設(shè)A在郵件中承諾在某個(gè)D eadline之前提交報(bào)價(jià)文件，那么萬(wàn)一遲了，B可能就會(huì)把承諾郵件當(dāng)作把柄來(lái)攻擊A。假設(shè)C在郵件中寫錯(cuò)了某個(gè)細(xì)節(jié)，D可能委婉但尖刻地指出“這種弱智的錯(cuò)誤將影響公司的專業(yè)形象”或“客戶不喜歡不注意細(xì)節(jié)的供應(yīng)商”。當(dāng)然，被抄送的那些人才是最重要的觀眾。
一邊稱兄道弟，一邊搜集證據(jù)———此種現(xiàn)象的流行必然導(dǎo)致人人自危，結(jié)果就是每個(gè)人都花很多額外的時(shí)間注意措辭、細(xì)節(jié)，唯恐留下任何把柄。
而防御則是電子郵件的主要用途之一。害人之心不可有，防人之心不可無(wú)，電子郵件不僅具有“可存檔性”，還有來(lái)源唯一性，而且方便檢索。這些優(yōu)點(diǎn)都是紙質(zhì)、語(yǔ)音和視頻文件無(wú)法兼顧的。因此，電子郵件在商業(yè)合作中可以等同于簽字文件，具有法律效力。找工作時(shí)，電子郵件確認(rèn)O ffer視為正式接受；回復(fù)供應(yīng)商的預(yù)算郵件視為接受價(jià)格；電子郵件接受媒體采訪視為同意公開(kāi)言論，等等。
因此郵件必須謹(jǐn)慎，電話中跟供應(yīng)商說(shuō)好了價(jià)格，必須郵件確認(rèn)；某件工作被取消了，必須郵件確認(rèn)原因和責(zé)任人。否則，時(shí)過(guò)境遷，你如何去尋找消失在空氣中的聲音？你又如何不讓自己牽連在內(nèi)？“立此存照”，也是郵件“積極防御”的戰(zhàn)略價(jià)值。
以下犯上 挾天子令諸侯
2006年，久經(jīng)沙場(chǎng)的職場(chǎng)老兵、EMC大中華區(qū)總裁陸純初最終因?yàn)楹?ldquo;史上最牛女秘書”之間的“郵件門”事件驚動(dòng)上層而離職。如果不是企業(yè)電子系統(tǒng)中有包括高層的所有人的郵件地址，從而給“以下犯上”提供了便捷渠道，我們很難想象一個(gè)小小的秘書怎能扳倒一位大區(qū)總裁。
電子郵件具有一個(gè)獨(dú)特之處：受者被動(dòng)性。電話就不同，必須對(duì)方愿意接通才能傳輸內(nèi)容。而電子郵件的接受者，卻只能被動(dòng)接受，無(wú)法預(yù)測(cè)，無(wú)法拒絕。因此，利用郵件進(jìn)行宣傳被叫做“推送”內(nèi)容，可以打破地域和層級(jí)的限制，讓每個(gè)人至少在技術(shù)上都有可能發(fā)出自己的聲音，此外郵件的即時(shí)性也會(huì)強(qiáng)化事件的影響。不過(guò)一體兩面，郵件的這一特性也讓“一時(shí)沖動(dòng)”的行為無(wú)可挽回。
簡(jiǎn)而言之，通過(guò)電子郵件接觸到企業(yè)高層的成本非常低。商場(chǎng)斗爭(zhēng)本就激烈，越方便的武器越給力。由于電子郵件，從前遠(yuǎn)遠(yuǎn)被隔絕于實(shí)質(zhì)性權(quán)力斗爭(zhēng)之外的中低層員工也有可能卷入其中，甚至占有重要戲份。而這種以下犯上的行為更加不可預(yù)測(cè)和防范，這使公司的斗爭(zhēng)更加復(fù)雜。
此外，組織管理技巧中獲得額外權(quán)力的一個(gè)方式就是所謂“往上報(bào)”，郵件的易到達(dá)性、群發(fā)、受者被動(dòng)性等等特質(zhì)正是挾天子以令諸侯的利器。
不過(guò)，企業(yè)本身也不是被動(dòng)的受害者。企業(yè)在使用電子郵件的同時(shí)也注意防御和逆襲，郵件安全已經(jīng)是每個(gè)企業(yè)負(fù)責(zé)人重視的問(wèn)題。隨著“以下犯上”等新情況的出現(xiàn)，企業(yè)也在不斷加固自己的防線：
第一，很多公司在技術(shù)上控制不同級(jí)別的人是不能被添加進(jìn)發(fā)送列表，沒(méi)有相應(yīng)權(quán)限無(wú)法進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)所有人的設(shè)定。
第二，很有可能，員工發(fā)出的所有郵件，經(jīng)后臺(tái)處理都會(huì)自動(dòng)密送給相關(guān)管理者。在某些敏感領(lǐng)域的行業(yè)會(huì)有公司采用此類防御手段。
第三，外企公司，尤其是上市公司，有薩班斯法案的約束，所以基本所有經(jīng)過(guò)服務(wù)器的郵件都會(huì)做存檔，所有郵件都會(huì)有據(jù)可查，并且郵件中的敏感詞會(huì)受到相應(yīng)的關(guān)注和鎖定。 上一頁(yè)1 2 下一頁(yè)進(jìn)入論壇>>
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本文標(biāo)題：參透email玄機(jī)和陷阱：公司政治與組織生態(tài)
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