企業(yè)從事商務(wù)活動，都離不開合同。IBM合同管理解決方案副總裁李玉新先生曾說過，從合同談判和成立、約定的履行和管理，到修訂、更新和持續(xù)分析的整個合同管理的過程，涵蓋了企業(yè)管理的各個主要部分。合同如此重要，然而反觀現(xiàn)實卻令人大跌眼鏡。幾乎所有的企業(yè)在與合同相關(guān)的商務(wù)環(huán)節(jié)上都存在著棘手的問題。
“合同量大，相關(guān)數(shù)據(jù)不斷更新，EXCEL表格的合同臺賬總是不能及時準(zhǔn)確的反映實際情況；每人各記一本帳，信息不能共享，執(zhí)行情況不能及時匯總反饋；合同起草時與對方反復(fù)交互，到底改了哪里”，從事合同管理工作長達(dá)九年的李女士，在這些問題面前也顯得束手無策。
隨著企業(yè)因合同糾紛問題走上法庭，甚至導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營危機(jī)的情況頻繁出現(xiàn)，企業(yè)管理者普遍意識到加強(qiáng)合同管理將成為其監(jiān)控管理企業(yè)的核心思路。在356起全國大型企業(yè)糾紛案例中，因合同問題導(dǎo)致的占比97%，并且所有企業(yè)都曾碰到過因合同管理失誤而導(dǎo)致企業(yè)糾紛的情況。
云計算、管理智能化的需求催生“智慧商務(wù)”時代的來臨。然而當(dāng)前主流的IT系統(tǒng)對合同周邊業(yè)務(wù)均沒有深刻的表達(dá)。ERP系統(tǒng)以管理會計為核心，上手復(fù)雜，實施成本高，中小企業(yè)只能望而卻步；OA系統(tǒng)只適合日常辦公事務(wù)處理，不能承載業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；CRM系統(tǒng)專注于企業(yè)的客戶跟蹤、管理和分析，僅涵蓋了企業(yè)合同管理工作的小部分…… 當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)和法務(wù)風(fēng)險監(jiān)控變得越來越難，尋找一套管理合同的解決方案，就是所有企業(yè)當(dāng)下急需解決的重要問題。
目前，國內(nèi)唯一專業(yè)化合同管理軟件供應(yīng)商，恒潤基（北京）科技有限公司通過分析國內(nèi)外300多家知名企業(yè)的管理案例，創(chuàng)新性的提出了“合同全生命周期管理”的企業(yè)商務(wù)管理思想，通過五年時間的踐行，開辟了商務(wù)（合同）管理智能化的新紀(jì)元，奠定了合同管理解決方案的領(lǐng)袖地位。
恒潤基總經(jīng)理張俊剛說，企業(yè)的經(jīng)營實際都是一種履約的過程，商務(wù)業(yè)務(wù)的核心表達(dá)是通過合同完成的。合同周邊事務(wù)紛繁復(fù)雜，大的比如合同的起草和審批、合同約定收付款的執(zhí)行和交付進(jìn)度的控制，小的比如客戶和供應(yīng)商的管理、文檔的蓋章歸檔和借閱、業(yè)務(wù)自動提醒等等。絕大多數(shù)企業(yè)在這些方面的管理都混亂不堪。
“合同全生命周期管理”對企業(yè)商務(wù)流程中眾多節(jié)點(diǎn)進(jìn)行無縫管控，搭建“事前計劃、事中監(jiān)控和事后分析”的科學(xué)運(yùn)營架構(gòu)。它以“自上而下，逐級分解”的方式，從前期接洽——合同簽署——合同執(zhí)行——文檔管理——統(tǒng)計分析為整個周期管理主線，注重對各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)協(xié)作和風(fēng)險管控。“合同全生命周期管理”以“流程靈活”、“規(guī)則自定義”、“管理無盲點(diǎn)”等優(yōu)勢，自動分析數(shù)據(jù)并發(fā)送預(yù)警信息，全面監(jiān)控企業(yè)的運(yùn)營狀況，迎合了管理軟件簡約化、智能化的趨勢，成為“智慧商務(wù)”的重要特征。
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本文標(biāo)題：軟件合同生命周期管理：從亡羊補(bǔ)牢到運(yùn)籌帷幄
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